ارتباط مؤثر، فرایندی است که در آن، پیامها بهروشنی و با کمترین ابهام منتقل میشوند و طرف مقابل، آنها را بهدرستی درک میکند. اینگونه ارتباط، همچون یک پل بین افراد است و بهمیزانی چشمگیر به ایجاد درک متقابل، تقویت روابط و دستیابی به اهداف مشترک کمک میکند. درواقع، ارتباط مؤثر را میتوان قلب تپندۀ هرگونه تعامل انسانی، چه در روابط شخصی و چه در محیطهای حرفهای دانست.
دلایل اهمیت و ضرورت ارتباط مؤثر بدین شرحاند:
الف) ایجاد بنیانی برای روابط قوی: روابط سالم و پایدار، مبتنیبر ارتباط مؤثر شکل میگیرد. درپی برقراری ارتباط مؤثر، اعتماد، احترام و صمیمیت بین افراد تقویت میشود و درنتیجه، روابط بهشکلی عمیقتر و ماندگارتر درمیآیند.
ب) حلوفصل اختلافات: در هر ارتباطی ممکن است اختلافاتی پیش بیاید. ازطریق برقرارکردن ارتباط مؤثر، قادر خواهیم بود با آرامش و احترام به سخنان طرف مقابلمان گوش بدهیم، دیدگاههای یکدیگر را بشناسیم و درنهایت، اختلافات را بهصورتی سازنده حل کنیم و درخصوص مسائل موردنظرمان به توافق برسیم.
ج) افزایشیافتن بهرهوری: در محیطهای کاری، ارتباط مؤثر به بهبود عملکرد تیمها، افزایش بهرهوری و دستیابی به اهداف سازمانی کمک فراوان میکند. وقتی اعضای یک تیم بتوانند بهخوبی با هم ارتباط برقرار کنند، ایدههای جدید را بهراحتی تبادل میکنند و مشکلات میان آنها بهسرعت حل میشوند.
د) کاهشیافتن سوءتفاهمها: یکی از مهمترین مزایای ارتباط مؤثر، این است که درنتیجۀ تحققیافتن آن، سوءتفاهمها به کمترین میزان ممکن میرسند. ازطریق بیانکردن پیامها بهصورت شفاف و گوشدادن فعال به صحبتهای دیگران میتوان از بروز بسیاری از مشکلات و اختلافات جلوگیری کرد.
ه) بهبود کیفیت زندگی: ازطریق ایجاد و تقویت ارتباط مؤثر میتوانیم با خانواده، دوستان و همکاران خود روابط بهتری داشته باشیم. این مسئله مستقیماً بر کیفیت زندگی ما اثر میگذارد و احساس رضایت و خوشبختی را در وجودمان افزایش میدهد.
عناصر اصلی ارتباط مؤثر عبارتاند از:
- فرستنده: شخصی که پیام را ارسال میکند؛
- پیام: محتوای ارتباطیای که منتقل میشود؛
- کانال: وسیلهای که پیام ازطریق آن انتقال مییابد (اعماز کلامی، غیرکلامی و نوشتاری)؛
- گیرنده: شخصی که پیام را دریافت میکند؛
- بازخورد: پاسخِ گیرنده به پیام فرستنده.
این موارد، مانع از برقراری ارتباط مؤثر میشوند:
- نویز: هر عاملی که از رسیدن پیام به گیرنده بهشکل درست جلوگیری کند (مانند صداهای مزاحم و اختلالهای فنی)؛
- اختلافهای فرهنگی: تفاوت در ارزشها، باورها و شیوههای ارتباطی؛
- احساسات منفی: مانند عصبانیت، ترس و خشم که بر ارتباط اثر منفی میگذارند؛
- بیتوجهی: تمرکزنداشتن بر صحبتهای طرف مقابل؛
- سوءتفاهم: برداشت اشتباه از پیام.
مهارتهای موردنیاز برای ایجاد و تداوم ارتباط مؤثر عبارتاند از:
- گوشدادن فعال: باید دقیق و کامل به صحبتهای طرف مقابل توجه کنیم و بکوشیم تا منظور او را بهدرستی دریابیم.
- بازخورددادن: گوشدادن به صحبتهای طرف مقابل باید بهصورتی واضح و صادقانه باشد.
- همدلی: سعی کنیم خود را بهجای طرف مقابل بگذاریم و احساساتش را درک کنیم.
- انتخاب کلمات مناسب: بهتر است از کلماتی استفاده کنیم که واضح و روشن باشند و احتمال بروز سوءتفاهم را به کمترین میزان برسانند.
- زبان بدن: برای تقویت پیام میتوان از زبان بدن (مانند نگاه مستقیم، حالت چهره و حرکات دست) استفاده کرد.
برای اینکه بتوانیم با مخاطبمان ارتباط مؤثر برقرار کنیم، باید:
الف) هدفمان را تعیین کنیم: قبلاز شروع فرایند ارتباط، هدف ما باید کاملاً مشخص باشد.
ب) مخاطب خود را بشناسیم: بدین منظور، لازم است به نیازها، علایق و سبک ارتباطیِ مخاطب خود توجه کنیم.
ج) پیام خویش را روشن و شفاف بیان کنیم: بدین منظور باید از جملات کوتاه و ساده استفاده کنیم و از بهکارگیری اصطلاحات پیچیده بپرهیزیم.
د) به بازخورد طرف مقابل توجه کنیم: در فرایند ارتباط مؤثر، توجه به بازخورد مخاطب ضرورت دارد و برمبنای آن میتوان درصورت لزوم، پیام خود را اصلاح کرد.
ه) صبر و حوصله داشته باشیم: ارتباط مؤثر، به زمان و تلاش نیاز دارد.
ارتباط مؤثر در همۀ جنبههای زندگی ما، اعماز روابط شخصی و خانوادگی تا محیط کار و تعاملات اجتماعیمان نقش دارد. توانایی برقرارکردن ارتباط مؤثر با دیگران به ما کمک میکند تا زندگی موفقتر و شادتری داشته باشیم:
- در روابط شخصی: ارتباط مؤثر به تقویت روابط عاطفی، حل مشکلات و ایجاد صمیمیت کمک میکند.
- در محیط کار: ارتباط مؤثر به بهبود عملکرد تیمها، افزایش بهرهوری و ایجاد فضای کاریِ مثبت کمک میکند.
- در تعاملات اجتماعی: ازطریق ارتباط مؤثر خواهیم توانست با دیگران رابطه داشته باشیم، دوستان جدید پیدا کنیم و در جامعه مشارکتی فعال داشته باشیم.
ارتباط مؤثر یک مهارت ارزشمند است که درنتیجۀ تمرین و تلاش بهبود مییابد.